用腾讯文档做的表格，怎么才能打印到纸上
打印前的那些破事：文档打出来全是半个字
说来你可能不信，我第一次用腾讯文档做表格然后打印，直接浪费了半包纸。那天赶着交报销单，在手机上手搓了一张费用明细表，心想这玩意儿传到电脑上直接打不就完事了？结果打印出来一看，字全挤在左边，右边大半张纸是空的，有一个单元格里的文字只露出半边，剩下的直接被裁掉了。当时我还没意识到是打印设置的问题，以为是打印机坏了，又重装了一遍驱动，折腾了半小时才反应过来是腾讯文档自带的打印功能没调好。
后来我总结出来一个大规律：腾讯文档本质上是个在线协作工具，它的排版逻辑是给屏幕看的，不是给纸看的。你平时在浏览器里滚动鼠标看着挺舒服的表，到了打印预览里往往就露馅了。尤其是你从别的地方复制粘贴过来的表格，比如我从Excel里直接复制了一大堆带条件格式的数据，在腾讯文档里看着好好的，一到打印预览页面，单元格的边框、填充色全混在一起，分不清哪行是哪行。后来我学乖了，做任何要打印的表格之前，先打开打印预览看一眼布局，这一步能省掉至少80%的翻车概率。
还有一件小事值得提：腾讯文档的默认纸张设置是A4，但如果你用的是小尺寸的纸张或者自定义尺寸，得手动去页面设置里改，不然默认会给你缩放到A4大小，导致字体缩放得特别小。我有个朋友做了一张团队人员通讯表，列数有十几列，他直接点了打印，结果打印出来的字比蚂蚁还小，根本看不清。他当时还怀疑是自己打印机坏了，其实就是在打印设置里的缩放选项没有调对。
页面设置那一关：边距、方向和缩放怎么填
我打印表格最头疼的就是列数太多放不下。腾讯文档不像WPS或者Office那样有强大的分页预览功能，你只能通过调整“页面设置”里的几个参数来把表格塞进一张纸里。具体操作是：在腾讯文档的表格界面点击左上角的“文件”菜单，找到“打印”选项，进去之后先别急着点打印按钮，点那个“页面设置”的齿轮图标，这才是关键。
页面设置里有几个选项需要自己测试。方向方面，列数多的表我一般选横向，行数多的就纵向，这个用脚都想的到。但边距的设置很多人忽略，默认的边距其实留白挺大的，有时候你把边距改成“窄”，就能多塞下一两列数据。但也不能调太窄，比如设成0，有些打印机的物理边距会被裁掉一部分，我吃过那次亏，调成窄边距之后打印出来，最左边的一列序号直接被切掉了一个像素，后来我改成了零厘米以上的数值就好了。
缩放设置才是最磨人的地方。腾讯文档里有个“缩放”下拉菜单，选项有“正常尺寸”、“适合页高”、“适合页宽”。我自己的经验是，如果你表格的行数不多但列数多，选“适合页宽”会把字压得扁扁的；要是行数多而列数少，选“适合页高”会拉得字很长。最稳妥的办法是试一下“自定义缩放”，输入一个百分比，比如90%，这样既不会缩放得太小，又能塞下更多内容。我一般会把这三种模式都预览一遍，选那个看起来最舒服的再打印，虽然多花两分钟，但比打出来重来省事多了。
另外，如果你表格里有些列宽特别大，有些特别小，我记得自己手动调整列宽比依赖缩放要稳健得多。比如有一张表格，备注列的内容很长，导致整张表被拉宽，打印起来就很困难。我后来把备注列的字体大小从12号降到9号，再把列宽手动拖窄，大多数内容还是能显示全，这样打印出来看着也清爽。
打印区域的玄学：明明有数据，打印出来却是空的
有一次我打印一张考勤统计表，明明表格里有180多行的数据，打印出来只有30多行，后面的数据全没了。我第一反应是打印机坏了，后来才发现是打印区域设置的问题。腾讯文档的表格默认不会自动识别你所有有数据的区域，它只打印你当前选中的那个范围，或者之前有人设置过的打印区域。
解决办法很简单：在打印预览界面，点“设置”里的“打印区域”下拉框，选“设置打印区域”，然后用鼠标框选你要打印的整个表格范围。如果你表格的结构经常变化，建议每次打印前都重新框选一次，省得遗漏。我习惯在框选的时候多选一个空行，防止最后一行数据被切掉。万一你框选少了，打印出来少一行数据，那得多糟心。
还有一种隐蔽的情况：有的表格里藏着不可见字符或者空行，明明单元格是空的，但实际上里面有一个空格或者换行符，腾讯文档会把那一行视为有数据的行。这种行虽然没显示内容，但要是被框进打印区域，就会多出一条空行，浪费纸。我遇到过最夸张的一次，表格最后多出来十几行空行，打印的时候全靠感觉翻页才发现不对劲。后来我每次打印之前，都会把表格拉到最底下，用眼睛扫一遍是不是有多余的空行，有的话选中整行右键删除，干净利落。
表格里面的框线、颜色和字体怎么才不打乱
表格打印出来能不能看清楚，很大程度取决于框线设置。很多人喜欢在腾讯文档里用很细的灰色网格线，那在屏幕上看着还行，但打出来就糊了，尤其是激光打印机，灰色网格线直接变成一团麻。我自己吃过这个亏：打印一个报销明细表，边框是默认的浅灰色，打出来之后单元格之间根本分不清哪里是边框哪里是数据，整张表看起来像糊了一层灰。
正确的做法是：全选你的表格，顶部工具栏里找到“边框”按钮（就是那个田字格图标），选一个黑色实线或者至少是深灰色的粗线。如果你需要区分表头和正文区域，可以给表头加一个深色底色，记住字体颜色改成白色，这样打印出来层次分明。那些花里胡哨的渐变填充和浅色底色，在屏幕上很酷，但黑白打印出来就是灾难。我曾经给一行数据加了淡蓝色底色，结果打印出来完全看不清数字，后来改成了浅灰色才勉强好一些。
字体方面也有讲究。腾讯文档默认字体是“微软雅黑”，在屏幕上很漂亮，但打印出来尤其是小字号的时候，笔划会挤在一起，特别是数字和字母，容易粘连。我自己习惯把正文字体换成“Arial”或者“宋体”，字号控制在10到12号之间。如果表格内容实在太多，减到9号也能接受，但千万不要低于8号，打出来真的看不清。另外，加粗也不要用太多，加粗后的字体打印出来容易溢出单元格，导致文字重叠。有一次我为了突出某个合计数据用了加粗，结果打出来加粗的数字边框压住了旁边单元格的边框，看着很难受。
表头的固定与重复打印：翻页没表头，看的满头包
打印多页表格的时候，第二页开始如果看不到表头，那这表格基本白打了。我有一张跟进的客户名单，列头分别是“姓名、电话、地址、备注、跟进情况”，打印出来有六页，结果第二页开始就没有表头了，对着数据根本不知道哪一列是什么内容，只能一页一页往前翻对照，效率极低。
解决方案在腾讯文档的表格里叫“设置重复标题行”。操作是：选中你要重复打印的表头行（通常是第一行或前两行），然后在打印预览界面找到“每页重复标题行”的选项，勾上它，再在你的表格里点选那一行。这样设置之后，后面每一页的顶部都会自动加上表头。我试过很多次，这个功能在腾讯文档里默认是不开的，必须手动设置。如果你表格的表头有两行，可以直接在框选的时候框选两行，打印出来每页都会显示这两行。
有一点要注意：如果你的表头行里含有合并单元格（比如“一季度”合并了四个列），在打印时可能会出现错位。我自己遇到过合并单元格打印到第二页时分裂的问题，后来把合并单元格拆成单列，用加粗或者底色来标识表头层级，这样就稳多了。
打印成PDF再打还是直接连打印机
这个问题我纠结过很久，两种办法各有优劣。直接打印的好处是省事，点一下就出纸，适合你不要求严格排版的内部资料。但我现在几乎都走“打印成PDF”这个中间步骤。为的是什么？是为了能看到一模一样的纸质版效果。腾讯文档的打印预览有时候和真实打印出来的效果有偏差，尤其是字体间距、边框粗细这些细节。你先导出PDF，用Adobe Reader或者系统自带的PDF阅读器打开，检查一遍每一页的布局、边框、文字是否完整，确认没问题了再用PDF去打。
导出PDF的方法是：在腾讯文档里按Ctrl+P，在打印机列表里选择“另存为PDF”（macOS就是“存储为PDF”），保存完打开看一眼。这一眼很关键——我至少三次在PDF里发现表格最后一列被切掉了，或者某一行文字跑到了上一页的底部，然后在打印前及时调整了设置，省了纸。
如果直接打印打印机呢，记得优先选“实际大小”而不是“缩放到适合”，除非你的表格特别大。还有就是，如果你用的是Windows自带的打印对话框，腾讯文档有时候会默认把打印质量设成“草稿模式”，这会让人物越来越迷信是打印机坏了——其实只是打印模式没改。点开打印对话框的“属性”或者“首选项”，把打印质量调成“标准”或者“最佳”，效果会好很多。我有一台买了好几年的兄弟激光打印机，之前一直觉得打小字不清楚，换成最佳质量之后，字体边缘变得很锐利，效果堪比打印店。
打印店翻车故事：手机端腾讯文档怎么传给老板
最后必须说一个绕不过的事：去打印店怎么办。大部分人去打印店都是把腾讯文档的链接发给店员，让他们帮忙打。但你千万别这么干。打印店电脑上登录微信只能看到聊天记录，打开腾讯文档链接后会默认进入“预览模式”，那个模式下缩放、打印区域、边框颜色全都不受自己控制，打印出来很难看。而且打印店的网络通常慢，加载表格一卡一卡的，你等不起，店员也烦。
我自己的习惯是：出门前先把表格在电脑上调整好，然后点下载按钮把文件下载下来。腾讯文档支持下载成“.xlsx”格式，下载之后就是标准的Excel文件，你可以用微信或者U盘带着。到了打印店，直接用Excel打开，然后在Excel里调整打印设置，因为Excel的打印功能比腾讯文档成熟太多，有分页预览、自定义页眉页脚、每页重复标题行这些功能，想怎么调就怎么调。
万一你只能手机操作，那就先在手机腾讯文档里把表格调整好，然后点本页下载按钮，选择下载为“Excel”格式，存到手机本地，再到打印店的电脑上传到微信里打开。如果你实在找不到电脑，也可以直接在手机上把下载好的Excel文件发到打印店的微信，让他们在电脑上打开，也比直接打印腾讯文档链接靠谱得多。有一次我出差着急，在高铁上用手机下载好文件，到了目的地打印店两分钟搞定，速度比那些还在登录腾讯文档折腾的同事快了不止一倍。