腾讯文档里做好内容，怎么才能顺利打印出来
打印前先搞清楚是打印到纸上还是输出PDF
腾讯文档这软件我用挺久了，尤其是做团队协作表格和报告。大家最常问我的问题是：“我在腾讯文档里辛辛苦苦弄好的内容，为什么打印出来乱七八糟？”其实打印这个事，关键是搞清楚你最终要什么。如果你只是要纸质版，那直接点打印按钮、选个打印机、调纸张大小和边距就成。但如果你要的是PDF格式交上去或者发邮件，那就不是“打印”两个字那么简单了，你得先检查页面设置、打印区域，而且最好通过腾讯文档自带的导出功能转成PDF再打印，不要直接用系统打印对话框去输出PDF，因为腾讯文档是Web端渲染的，浏览器的打印预览经常会把注释、网格线这些乱七八糟的东西带进去。
我自己踩过一个大坑：去年做一份产品培训手册，里面配了大量截图和表格。我直接在浏览器里按Ctrl+P选择“另存为PDF”，结果打印出来后每一页的表格栏都错位，图片的上半截跑到了A4纸的边缘外头，注释气泡全都歪到看不见。后来我才知道，腾讯文档的编辑区和打印视图是两个不同引擎，浏览器的打印功能会把文档当成网页来解析，而不是严格按照Word那样的排版规则去处理。
所以我的习惯做法是：先点腾讯文档左上角的“文件”菜单，选“导出为”，然后下载PDF。拿到PDF文件后，再在本地用Adobe Acrobat或者系统自带的PDF阅读器打开，确认每一页的内容都在版心范围内，再决定是打印到纸还是就直接用这个PDF交差。这一步虽然多花两分钟，但后面的麻烦事少很多。
页面设置是基础中的基础，务必自己手动调一次
很多人一进腾讯文档页面就开始打字打表，排版全都默认A4纵向、普通边距，打印出来常常发现页数比预期多了一倍，或者边距太大导致内容被压缩得很小。其实腾讯文档的页面设置并不像Word那样直观——它藏在“文件”菜单下的“页面设置”里。你需要自己指定纸张大小，比如常用的A4还是A3，方向是纵向还是横向，以及上下左右边距。
我一般建议边距设为“窄”或自定义为上下2厘米左右，左右1.5厘米左右。为什么？因为腾讯文档默认的“普通”边距实在太浪费空间，尤其打印带表格文件的时候，表格可能正好跨出右边界就被切断了。我教过一个同事，他做的年度汇总表打印后右边那一列数据全没了，后来我让他把左右边距调到1.2厘米，问题解决。另外还要留意“页眉页脚”这个选项，很多人不关掉它，结果打印出来顶部自动加上文档标题和页码，底部带页面URL，看着很业余。
如果你文档里有很多列或宽表格，横向打印可能更合适。比如一份10列的销售周报数据表，纵向打印时每列宽度被压缩得看不清汉字，换成A4横向、边距调窄，列宽就能恢复可读性。页面设置里还有一个“缩放”选项，默认是“实际大小”，但你可以选“将整个工作表打印在一页”这种看起来很省心的功能——我劝你慎用。它会把所有内容按比例压缩，字小到老年人可能看不清楚，还容易导致表格线断裂。我自己更愿意手动调页面方向、边距和字体大小，而非依赖自动缩放。
表格打印最容易翻车，得提前处理冻结和分页
表格类的腾讯文档是打印的重灾区。很多人做在线表格时喜欢把表头冻结在首行，或者把某些列设为超宽字段，编辑的时候很顺手，打印时就傻眼。腾讯表格的打印功能和普通文档不太一样，你需要先进入“打印”面板（按Ctrl+P或者点文件打印），这里能看到一个分页预览模式。但我强烈建议你先在表格里手动插入分页符，而不是让系统自动分页。方法是：选中你想分到的下一行的行号，右键“插入分页符”。这样你可以控制每一页打印哪些行列，不会出现第一页只有两行然后第二页接着紧贴的行号。
还有一个坑是冻结窗格。很多表格在编辑时把前两行和第一列冻结了，但打印时腾讯表格会自动把这个冻结范围当作重复表头和首列来打印。如果你不想这样，就要在“打印设置”里找到“打印标题”选项，把“重复行”固定为你希望作为表头的那些行，比如第1行。我之前做活动预算表，有50多行数据，由于没设置重复表头，打印出来后第2页开始的读者根本看不明白对应的是哪一天的活动。后来我在打印设置里把第1行设成重复行，每页顶部都有活动日期、类别、预算金额这些标题，一下子清楚多了。
另外注意表格里的合并单元格。合并单元格跨页时会出问题——如果这条合并的行恰好跨到下一页，上一页剩下个半边格子，下一页也只有半边，打印出来像表格断成了两截。我一般会在打印前检查一下表格，把跨页的大合并单元格拆开，或者手动调整行高和列宽，避免这种尴尬情况。如果你表格数据量巨大，也可以考虑把一张大表拆分成多个小表放在不同工作表里，每张工作表单独打印，这样既方便也清晰。
图形、图片和SmartArt的打印处理有独家技巧
腾讯文档里插入图片、截图、流程图这些元素，打印时很容易“飘”。原因是图片的环绕方式默认是“嵌入型”，但在腾讯文档里实际渲染时会变成“浮于文字上方”或“上下型”，这就可能造成图片位置乱飞。我的经验是：在文档编辑时，尽量给图片设置“嵌入式”，并且手动调整图片宽度让它不超出页面左右边界。最好插入图片前就把它缩放到合适的像素尺寸，比如宽度不超过800像素（针对A4纵向），这样插进去后不会自动拉大变糊。
SmartArt和流程图更要注意。有一次我给客户做产品使用指南，里面画了好几个流程节点图，打印预览时看起来位置正常，打印出来却发现第二页顶部的流程图跑到第一页底部去了，结果两页内容互相重叠。后来我发现是这些图形对象在打印时的定位基于页面顶部和左边距，如果你移动了图形位置但没重算页面布局，打印就会出错。解决办法是：把所有图形都选中，右键“锁定锚点”或“与文字一起移动”，让图形和段落绑定，不要绝对定位。
还有一点：背景颜色和透明度。腾讯文档支持字体高亮（比如黄色背景）和形状的透明度，但打印时这些效果会失效。如果你一定要保留背景色让纸质版看起来有标记效果，建议把字体所在单元格或段落的背景色设为实色（不透明），并且打印前在设置里选“打印背景颜色和图像”。不过我发现打印后台色的效果并不稳定，有时打印出来是灰蒙蒙的一片，所以最稳妥的做法是把高亮文字直接改字体颜色或加粗，纸质打印时清晰得多。
批量打印和不同设备间的兼容性要注意
如果你要打印多份文档——比如十份不同班级的学生成绩单——别一份一份地手动操作。腾讯文档支持批量打印同一个文件下的不同工作表，具体做法是按住Ctrl键选中多个工作表标签（比如Sheet1、Sheet2、Sheet3），然后统一打印。但这个功能有个坑：每个工作表的纸张设置可能不同，如果你没统一页面设置，打印时第一个工作表按你的设置、第二个可能就变成默认A4纵向了。所以批量打印前，先检查每个工作表的页面设置是否一致。我一般做法是先设置好一个模板工作表，然后复制出来再修改内容，这样页面设置自动继承。
另一点是不同设备和浏览器的表现差异。同样的腾讯文档，在Windows上使用Chrome打印和在mac上用Safari打印，页边距、字体大小甚至行距都可能不同。我试过在Mac上调整好间距，发给Windows上用QQ浏览器的同事，他打印出来多出来一页空白。最好是在你最终打印的那个设备上进行最后的设定和预览，而不是在手机上编辑完就直接打印。如果条件允许，我建议用腾讯文档的PC客户端（Windows客户端或Mac客户端）打印，它的打印引擎比浏览器更稳定，至少不会乱加额外边框和页码。
打印预览功能一定要看，而且要仔细看每一页。腾讯文档的打印预览默认只显示第一页，你得手动滚动查看所有页。我有次做一份30页的投标书，预览时只看前两页没问题，结果打印完才发现第28页到第30页全是空白，因为表格里一个隐藏行导致分页异常。这个悲伤的故事教会我：先看打印预览的全部页面，确认没有空白页和断页，再一键打印，不然就是白白浪费纸和墨。
导出PDF再打印能绕开九成以上的兼容问题
如果你对打印结果的精确度要求高——比如论文、合同、标书这些正式文件——我建议不要在腾讯文档内直接打印，而是导出一个标准PDF，再用PDF阅读器打印。因为PDF的排版在任何设备、任何系统上都是完全固定的，而腾讯文档的打印输出会受浏览器、系统字体、打印驱动程序影响。导出方法很简单：点“文件” -> “导出为” -> “PDF”，腾讯文档会生成一份排版和原文档几乎一样的PDF文件。这里注意，导出前一定要确保所有特殊字体（比如公司专用库）已经嵌入或者转换为普通字体，否则PDF打开后某些字体会变样子。
导出PDF还有一个隐藏好处：可以压缩文件大小。有些腾讯文档因为插了大量高清图片导致文件几十MB，导出时你可以选择“优化图像质量”来降低图片分辨率，打印到纸上时300dpi对A4来说已经足够，过高分辨率只会增加文件体积和打印耗时。我个人在导出PDF时通常选平衡模式，既保留清晰度又不让文件超过10MB，发邮件和打印都方便。
然后你再拿这个PDF去打印店或者自己打印，只要PDF查看器的显示正常，纸质版就绝对和屏幕上看到的一样。我甚至养成了习惯：往打印店传文件时一律给PDF，而不是腾讯文档链接或者Word文件。毕竟打印店师父的电脑上不一定装了腾讯文档，就算装了，版本不同也可能乱码。
最后的检查和备用方案不能省
打印之前，我还有一套自己的检查流程。首先，打开打印预览，看每一页的页眉有没有奇怪的空白、页脚有没有出现多余的数字或URL，如果有就返回文档设置关掉。其次，检查所有超链接——打印出来的文档里超链接是没意义的，所以最好先把超链接去掉或者改成脚注文字。我见过打印出来的一篇文章里到处是带下划线的蓝色文字，阅读体验很差，而且浪费墨水。
然后，如果文档里包含水印（比如“机密”、“草稿”），打印前确认水印是半透明还是完整附在文字上。腾讯文档的水印功能在打印时经常失效，有时打印出来水印特别浓，文字都看不清。稳妥的做法是直接在水印设置里把透明度降到最低（即最深），保证打印效果可见但不遮挡正文。另外，如果文档有批注，打印前记得选择“不打印批注”，不然每一页底部会堆满批注内容，破坏版面。
万一打印出来还有问题怎么办？不要慌，我的备用方案是：用截图工具把有问题的页面截成图片，再把图片贴进一个新文档里，手动调整大小和位置。虽然这是笨办法，但对紧急情况非常有效。比如有一次打印横幅前，腾讯文档里的横幅始终无法正确横向铺满页面，我直接把内容截成一张大图贴在A4横向文档里，打印出来效果完全正常。打印这个事，很多时候就是得多试试不同方法，不能只依赖软件本身的功能。