用腾讯文档做问卷，怎么隐藏掉他人填写的那些信息
下载和安装腾讯文档的常规流程
要做问卷,第一步肯定得先把腾讯文档搞到手。我习惯直接点本页下载按钮,这样省得到处搜,有时候搜出来的网站带一堆捆绑软件,烦得很。下载完安装包双击运行,基本一路点下一步就行。有一点要注意,别默认装在C盘,像我这种喜欢堆资料的,C盘一满电脑就跟蜗牛似的。建议装D盘或者其他盘,路径选个英文名字的文件夹,不乱。装好之后打开,登录自己的QQ或者微信账号,界面挺清爽,左边列着各种文档和表格。我第一次用的时候找了半天在线表单在哪,其实得先点新建,选在线表格,然后才能看到表单入口。版本更新也快,偶尔弹出升级提示,别急着点关闭,有时候更新会修正一些表单逻辑上的小毛病。
创建问卷表单的基础设置
打开表格后,顶部菜单栏有个表单按钮,点它就能开始做问卷。标题和说明别瞎写,得让人一眼知道你要干啥。比如做客户满意度调查,标题写清楚,说明里提一句大概需要几分钟。我碰到过最头疼的就是预设答案类型。单选框适合只有一个正确答案,比如性别;复选框适合多选,像兴趣爱好;评分题就限定1到5分。下拉菜单适合选项特别多的,比如城市列表。还有填空题,记得设个最大字数,不然有人能写出一篇作文来,你后期统计累死。每个题目右边都有个必填开关,你琢磨一下,像手机号这种关键信息必须强制填,但姓名如果是非必要,就别勾选,否则容易让人填到一半嫌麻烦关掉。
隐藏他人填写信息的关键操作
这应该是大家最关心的部分。默认情况下,填问卷的人能看到自己提交后显示的汇总结果,也能看到其他人瞎填的答案,乱得很。要隐藏这些,你得进表单设置。点表单右上角的设置齿轮,弹出一个窗口,里面有几个选项。第一项叫收集答案时是否显示结果,把它关了。这个开关一关,提交后页面就只能看到一句感谢的话,其他啥也没有。还有一个叫是否允许修改答案,我建议也关掉,不然有些人填完反悔,改来改去你数据就乱了。更关键的是,有些人会去偷看别人填的手机号或地址,你可以在设置里找到结果分享权限,把这个权限缩小到仅创建者可见。我从实战经验告诉你,做完问卷正式发布前,自己先拿个小号填一次,看看提交后页面什么样。不少次我忘了关显示结果,结果小号马上看到所有人的投票,那叫一个尴尬。
填写者个人信息的保护措施
除了隐藏他人填写的内容,你自己也得防着点敏感信息泄露。比如问卷里收集了手机号、微信号甚至家庭住址,这些数据在腾讯文档后台是默认带收集时间的,如果有人恶意截图后台,也能看到一部分。这里有个小技巧,把手机号和地址字段设为加密填写。在设置表单字段时,点那个字段的更多选项,有个开启脱敏处理,打开后填写的号码会显示成138****1234这种格式,既保证你核实需求,又不会完整暴露。还有,导出数据时注意别选导出全部信息,腾讯文档有个导出选项叫去掉身份信息,勾上后导出的Excel里只会保留答案内容,不会附带微信昵称和头像。我每次导出数据前都会确认一遍这个钩,万一发给第三方,也少惹麻烦。
权限管理和分享时如何避免泄露
做好问卷后,分享环节最容易出漏子。点右上角的分享按钮,你会看到几个选项:所有人可查看、仅指定人可查看、需申请权限。如果你是要公开收集意见,选所有人可查看,但必须把下载和复制权限关掉。那个复制权限一旦开着,别人直接复制整个表格到你不知情的地方,里面填过的数据也跟着飞了。我通常会在分享时再加一个有效期,比如问卷只开三天,填完就关掉链接。有人觉得麻烦,但很多时候后台数据泄露是因为链接长期挂在网上,被爬虫扫到。还可以在设置里开启动态验证码,填问卷前得输入手机收到的验证码,虽然步骤多了一步,但对高敏感问卷来说,这能挡住绝大部分恶意采集。如果你只是内部公司填,那直接选仅指定人,把公司邮箱或微信拉个白名单最保险。
常见坑和解决办法
用久了就会发现,腾讯文档的问卷功能虽然方便,但有些细节设计挺坑。比如,你隐藏了他人填写信息,但如果你在后台开了自动计算某个字段的汇总,那个计算值会在结果页面暴露部分内容。一次我做售价问卷,明明关掉了显示结果,但参与者在提交后页面居然看到了平均价格,原来是我勾了一个实时统计的附加功能。解决办法是检查表单设置里是否有任何和统计、图表相关的默认开关,通通关了。另一个坑是,你改了设置后,已经发出的链接不会自动更新。有一次我半夜改权限,以为万事大吉,结果原来那条破链接还能看到旧数据。正确做法是改完设置后重新生成分享链接,并撤回旧链接。还有,别信所谓第三方插件能帮你隐藏数据,大部分插件的服务器在国外,你的数据被传到哪儿都不知道。规规矩矩用腾讯文档自带功能就好。
实际使用中的个人经验小技巧
最后分享几个我踩过无数次坑换来的经验。第一,做敏感问卷前,先在电脑端点进腾讯文档的设置页面,看看有没有开启自动保存历史版本。这个默认是开的,但有时候你误删了几条数据又不小心保存,可以回去找历史版本恢复。我上次帮朋友收集活动报名信息,有个人填了两次,我想删掉重复的,结果手滑把整列删了,还好历史版本救了我。第二,如果你想限制每人只能填一次,记得在表单设置里勾选同一账号仅可提交一次。但注意,这个功能只对登录状态有效,如果用链接匿名填,还是能反复填。解决办法是开启微信或QQ扫码填写,这样每个号只能填一次,还能提高数据可信度。第三,不要把所有信赖都放在软件上。建议每收集完一轮数据,马上导出到本地Excel存一份,然后再去后台清空数据。我有个朋友后台数据突然被同步冲突搞丢了,哭都来不及。第四,填问卷的人如果抱怨看不见别人的答案,别心软去开权限,你可以加一句你的答案已匿名保存,确保隐私安全,这反而能增加填写率。反正用了这么些年的腾讯文档,在这些小细节上多花点心思,后头就少挨骂。